Adatkezelési tájékoztató

A ProperLead CRM-et az alábbi egyéni vállalkozó üzemelteti (a továbbiakban: mi, a szolgáltató):

• Név: Fülöp Dániel egyéni vállalkozó
• Székhely: 6791 Szeged, Venyige utca 12.
• Adószám: 59873767-1-26
• Kapcsolat: hello@properlead.hu, properlead.hu

A ProperLead ingatlanközvetítőknek készült ügyfélkezelő rendszer. Nyilvántartja az eladókat és az ingatlanjaikat, vezeti a megkeresések és visszahívások menetét, kezeli a megbízásokat és a hozzájuk tartozó érdeklődőket, megtekintéseket, e-mailt és SMS-t készít elő, a böngészőbővítménnyel Facebook-csoportokba posztol és beolvassa a saját ingatlan.com-hirdetéseid statisztikáját, valamint statisztikát ad a közvetítő saját munkájáról. A rendszert kizárólag regisztrált felhasználók használhatják.

Két, jogilag különböző réteg van, és érdemes külön nézni őket.

A te adataid: itt mi vagyunk az adatkezelő

A felhasználói fiókodhoz tartozó adatok: név, e-mail-cím, jelszó (kizárólag titkosított lenyomatként), az irodád és a szerepköröd, a beállításaid, az előfizetés és a számlázás adatai, valamint a rendszer használatához szükséges technikai naplók.

Az ügyfeleid adatai: itt te vagy az adatkezelő, mi adatfeldolgozó

Amit a CRM-be felviszel (az eladók, a vevők és érdeklődők, a megbízók adatai, az ingatlanok adatai és képei, a jegyzeteid, a hívásaid, megtekintéseid és státuszaid története) a te, illetve az irodád adatkezelése alá tartozik. Mi ezeket a te utasításodra tároljuk és dolgozzuk fel, saját célra nem használjuk őket, és nem tesszük át más irodához. A részletes szabályokat az Adatfeldolgozási feltételek tartalmazzák. Az érintett ügyfelek tájékoztatása és a megkeresésük jogszerűsége a felhasználó, illetve az irodája felelőssége.

Ugyanazt a rendszert több, egymással versenyző iroda és ingatlanhálózat is használja. Ezért ezt a kérdést külön, a lehető legpontosabban írjuk le.

Más iroda nem lát bele

• Minden iroda külön fiókban dolgozik. A rendszer minden lekérdezése a bejelentkezett felhasználó irodájára szűkítve fut, így egy másik iroda eladói, vevői, megbízásai, ingatlanjai, jegyzetei, statisztikái és munkatársai nem érhetők el.
• Ha két iroda ugyanazon a hirdetésen dolgozik, egyikük sem tudja meg a másikról. A „ezen már dolgozik egy kollégád” jelzés kizárólag a saját irodádon belül működik.
• Ingatlanhálózat, franchise-központ vagy más iroda semmilyen formában nem kap hozzáférést az adataitokhoz: sem közvetlenül, sem összesítve, sem anonimizált kimutatásként. Ez azokra az irodákra és hálózatokra is igaz, amelyek a ProperLead-et használják, vagy amelyeknek a logója a weboldalunkon szerepel.
• Irodák közötti összehasonlítást, rangsort vagy piaci kimutatást az ügyfeleitek adataiból nem készítünk, senkinek.

Az irodán belül

• Az irodavezető a saját irodája minden adatát látja, és az iroda statisztikáit is.
• A munkatársak láthatják egymás eladóit, de csak olvasásra: egy kolléga felvitt adatait és lépéseit csak az módosíthatja, aki felvitte.
• Egyéni közvetítői fiókban az adatokat kizárólag a fiók tulajdonosa látja.

Mit lát a szolgáltató

Az adatbázishoz technikailag kizárólag a szolgáltató (Fülöp Dániel egyéni vállalkozó) fér hozzá. Az ügyfeleid adataiba csak akkor nézünk bele, ha te kéred (például egy hiba kivizsgálásához), ha egy hiba elhárítása másként nem lehetséges, vagy ha jogszabály kötelez rá.

A szolgáltatás üzemeltetéséhez tartozik egy belső áttekintő oldal, amely irodánként a munkatársak nevét, e-mail-címét és a rögzített lépések napi számát mutatja. Eladók, vevők, ingatlanok, telefonszámok vagy jegyzetek nem szerepelnek rajta. Ezt az oldalt kizárólag a szolgáltató nyithatja meg, jelszóval védve; egyetlen iroda vagy hálózat felhasználója sem fér hozzá.

Fiók, beállítások, előfizetés

• Fiókadatok: név, e-mail-cím, jelszólenyomat, iroda, szerepkör, a munkameneted sütije.
• E-mail-küldési beállítások: a saját SMTP-szervered címe, portja, felhasználóneve és jelszava. A jelszót AES-256-GCM eljárással titkosítva tároljuk, és lekérdezéskor sem adjuk vissza: a felületen csak az látszik, hogy van-e beállítva.
• Az általad írt e-mail- és SMS-sablonok, meghívólevelek, valamint a hozzájuk feltöltött képek.
• Az előfizetés adatai: a számlázási név, cím és adószám, a számlák és az előfizetés állapota. A bankkártya adatait a Stripe kezeli, mi nem látjuk és nem tároljuk őket.
• Ha naptár-előfizetést kérsz, a naptárad egyedi hivatkozásának titkos azonosítója.

Az eladókról felvitt adatok

Név, telefonszám, e-mail-cím, az ingatlan adatai és a hirdetés hivatkozása, a saját jegyzeteid, valamint minden rögzített lépés (hívás, visszahívás, kijutás, értékbecslés, szerződés) az időpontjával együtt.

Megbízások, érdeklődők, megtekintések

A megbízás ingatlanjának adatai, képei és videói, a belső jegyzetek, valamint az érdeklődők (vevők) neve, telefonszáma, e-mail-címe, a velük egyeztetett megtekintések és találkozók időpontja és státusza. A megtekintési meghívót a rendszer a te nevedben, naptárbejegyzéssel együtt küldi el az érdeklődőnek.

Hirdetésstatisztika és Facebook-posztolás

Ha a böngészőbővítményt használod, a saját ingatlan.com-hirdetéseid statisztikáit (megtekintések, telefonszám-felfedések, mentések, árkategóriák) az irodád fiókjában tároljuk. A Facebook-csoportokba szánt posztok szövegét, képeit, a kiválasztott csoportokat és a megjelent posztok hivatkozását szintén tároljuk. A posztolás a te böngésződben, a te Facebook-fiókodból történik; a Facebook felé mi nem továbbítunk adatot, és a Facebook-fiókod belépési adataihoz nem férünk hozzá.

E-mail-megnyitás követése

A CRM-ből küldött követő e-mailekbe egy láthatatlan képpontot helyezünk el, amelynek betöltéséből tudjuk, hogy a címzett megnyitotta-e a levelet, és mikor tette ezt először és utoljára. Ebből a felhasználó „Megnyitva” jelzést kap. Ez a követés a levél címzettjére vonatkozik, és az azt küldő felhasználó, illetve irodája adatkezelése.

Nyilvános hirdetési adatok

A rendszer nyilvántartja az ingatlan.com nyilvánosan elérhető, magánszemély által feladott eladási hirdetéseit (ár, cím, alapterület, szobaszám, egy kép, a hirdetés hivatkozása és az ár változásai). Ezek a hirdetésekben nyilvánosan közzétett adatok, nem tartoznak egyetlen felhasználóhoz sem, és telefonszámot nem tartalmaznak.

Amit nem kezelünk

• Nem tároljuk a jelszavadat olvasható formában, és nem látjuk az SMTP-jelszavadat sem: az titkosítva kerül az adatbázisba.
• Nem használunk hirdetési követőkódot, nem építünk marketingprofilt, és nem adjuk át az adataidat hirdetőknek.
• Nem adunk el semmilyen adatot, és nem osztjuk meg más irodával, hálózattal vagy franchise-szal a te ügyfeleidet.
• Nem olvasunk bele a postafiókodba, és nem tárolunk beérkező leveleket.
• Az ügyfeleid adatait nem használjuk mesterséges intelligencia betanítására.

Ha az irodád a Google Workspace-t használja levelezésre, a CRM-ben összekötheted a Google-fiókodat, és onnantól a követő e-mailek a saját címedről mennek ki. Ez a funkció önkéntes: ha nem kötöd össze, a saját SMTP-beállításaiddal küldesz tovább.

Milyen jogosultságot kérünk

Egyetlen jogosultságot kérünk, a https://www.googleapis.com/auth/gmail.send hatókört. Ez kizárólag levélküldésre jogosít a nevedben. Nem ad hozzáférést a beérkező leveleidhez, a levelek olvasásához, törléséhez, a névjegyeidhez, a naptáradhoz vagy a Drive-fájljaidhoz – ezeket a hatóköröket nem is kérjük.

Mit tárolunk a Google-fiókodból

• az összekötött Google-fiók e-mail-címét és nevét, hogy a felületen lássd, melyik fiókkal küldesz,
• a Google által kiadott hozzáférési és frissítési tokent, titkosítva, kizárólag azért, hogy a rendszer az ütemezett leveleket akkor is ki tudja küldeni, amikor éppen nem vagy bejelentkezve.

Mire használjuk

Kizárólag arra, hogy a te kezdeményezésedre – azonnali küldéssel vagy az általad beállított időzítéssel – kimenjen az az e-mail, amelyet a CRM-ben megírtál vagy jóváhagytál. A levél a Google szerverein keresztül, a te fiókodból megy ki, ezért a saját „Elküldött levelek” mappádban jelenik meg, és a válasz a te postafiókodba érkezik. A Google-fiókodból származó adatot nem adjuk át harmadik félnek, nem használjuk hirdetésre, nem használjuk fel mesterséges intelligencia betanítására, és emberi elemzésnek sem vetjük alá.

Hogyan vonhatod vissza

Bármikor. A CRM Beállítások oldalán a „Kapcsolat bontása” gombbal – ekkor a tárolt tokent töröljük –, illetve a Google-fiókod engedélyek oldalán a hozzáférés visszavonásával. A visszavonás után a rendszer nem tud többé a nevedben levelet küldeni; a korábban elküldött levelek természetesen megmaradnak a Gmail-fiókodban.

Adatot nem adunk el és nem adunk át marketingcélra. A szolgáltatás működtetéséhez az alábbi adatfeldolgozókat vesszük igénybe. Ez a lista egyben az Adatfeldolgozási feltételek szerinti további adatfeldolgozók listája; új adatfeldolgozó bevonásáról legalább 15 nappal előre, e-mailben értesítünk.

• Vercel Inc.: az alkalmazás futtatása és kiszolgálása (EU, frankfurti régió),
• Neon Inc.: adatbázis-szolgáltatás (EU, frankfurti régió),
• Amazon Web Services EMEA SARL: a feltöltött képek, videók, sablonképek és számlák tárolása (EU, stockholmi régió),
• Stripe Payments Europe Ltd.: az előfizetési díj beszedése és a számlázási adatok kezelése,
• Billingo Technologies Zrt.: a számlák kiállítása, és a jogszabály szerinti adatszolgáltatás a NAV felé,
• Rackhost Zrt.: a rendszerlevelek (regisztráció, számlák, napi értesítő) kiküldése,
• Google Ireland Ltd. / Google LLC: levélküldés, ha összekötötted a Google-fiókodat,
• a felhasználó által megadott SMTP-szolgáltató: levélküldés, ha saját SMTP-vel küldesz,
• OpenAI Ireland Ltd.: az e-mail-fogalmazó funkció; ide az adott levélhez megadott szöveg és az ingatlan adatai jutnak el, és az OpenAI ezeket az API-n keresztül kapott adatokat nem használja modelltanításra,
• ScrapingBee SAS: a nyilvános hirdetési adatok lekérése (ügyféladat nem jut el hozzá).

Az adatokat az Európai Unióban tároljuk. Ahol egy adatfeldolgozó anyavállalata az Egyesült Államokban működik, az esetleges adattovábbítás az EU–USA adatvédelmi keretrendszer, illetve az Európai Bizottság általános szerződési feltételei alapján történik.

A fiókod adatait az előfizetés fennállásáig, majd a megszűnéstől számított 30 napig tároljuk: ez az az idő, ameddig az adataid még visszaállíthatók, illetve kérésre gépi olvasásra alkalmas formában kiadhatók. Ezt követően a fiókhoz és az irodához tartozó adatokat töröljük. Kivétel a számla és a hozzá tartozó számlázási adat, amelyet a számviteli törvény szerint 8 évig meg kell őriznünk.

Az ügyfeleidről felvitt adatokat a felhasználó, illetve az irodája törölheti bármikor; ezek addig maradnak meg, ameddig ő így rendelkezik. A Google-fiók összekötéséhez tárolt tokent a kapcsolat bontásakor azonnal töröljük.

• Minden forgalom titkosított kapcsolaton (HTTPS) megy.
• A jelszavak lenyomatként, az SMTP-jelszavak és a Google-tokenek AES-256-GCM titkosítással kerülnek az adatbázisba; a titkosítókulcs nem az adatbázisban van.
• A számlák nem nyilvánosak: csak bejelentkezve, az iroda előfizetést kezelő felhasználója töltheti le őket. A feltöltött képek és videók véletlenszerű, kitalálhatatlan címen érhetők el, hogy hirdetésben, levélben és posztban is megjelenhessenek; a címet csak az látja, akivel megosztod.
• A munkamenet sütije csak arra a tartományra érvényes, ahol beléptél.
• Minden lekérdezés a bejelentkezett felhasználóra és az irodájára szűkítve fut, így egy másik iroda adatai nem érhetők el (lásd a 4. pontot).
• Ha egy irodát érintő adatvédelmi incidensről tudomást szerzünk, az irodát indokolatlan késedelem nélkül, legkésőbb 48 órán belül értesítjük.

A fiókhoz és a szolgáltatás nyújtásához kapcsolódó adatkezelés jogalapja a köztünk létrejött szolgáltatási szerződés teljesítése (GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pont). A számlák kiállítása és megőrzése jogi kötelezettségünk (GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pont). A Google-fiók összekötése a te önkéntes hozzájárulásod alapján történik (GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pont), amelyet bármikor visszavonhatsz.

Az ügyfeleidről felvitt adatok kezelésének jogalapját a ProperLead-et használó ingatlanközvetítő, illetve irodája határozza meg (jellemzően jogos érdek vagy szerződés előkészítése, GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) és b) pont); ezen adatkezelés tekintetében az adatkezelő ő, mi adatfeldolgozóként járunk el.

Kérheted a rólad tárolt adatokhoz való hozzáférést, azok javítását, törlését vagy korlátozását, kérheted az adataid hordozható formában való kiadását, illetve tiltakozhatsz a kezelésük ellen. Írj a hello@properlead.hu címre; 30 napon belül válaszolunk. Ha egy iroda ügyfeleként (eladóként vagy vevőként) keresel minket, a kérésedet továbbítjuk az adatkezelő irodának, és segítünk neki a teljesítésében. Panasszal a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz (NAIH) fordulhatsz: naih.hu.

A tájékoztató változásáról ezen az oldalon adunk tájékoztatást, és lényeges változás esetén a fiókodhoz tartozó e-mail-címen is értesítünk. A hatályba lépés dátuma a lap tetején szerepel.